Details

  • Type aanvraagUitzenden
  • Datum08-04-2019
  • Vacturenummer102135
Kunnen wij je helpen?

Processecretaris ParttimeUitzenden

Functieomschrijving

Voor een gemeentelijke instellen in Leidschendam zijn wij op zoek naar een Processecretaris voor 32 uur per week. De functie staat open voor zes maanden, met mogelijkheid op verlenging.

De organisatie zoekt een processecretaris voor het stroomlijnen en vastleggen van de in- en uitgaande informatievoorziening van de stakeholders. Hieronder valt het procesteam, ondernemers, verenigingen & bewoners in het gebied, de projectwethouder, het college en de raad. Jij wordt het eerste aanspreekpunt voor alle bovenstaande informatiebehoeftes, waarbij je nauw samenwerkt met de procesleider, ambtelijk opdrachtgever, communicatie, projectleiders, bestuurssecretariaat en projectondersteuning.

Je legt alle relevante informatie die je verzamelt en/of ontwikkelt tijdens de inhuurperiode vast op een zodanige, vooraf afgesproken wijze vast zodat deze informatie te allen tijde voor iedere interne belanghebbende te vinden is. Voor het eindigen van de nadere overeenkomst (inclusief eventuele verlengingen) draag je alle (relevante) informatie die je hebt verzameld en/of ontwikkeld over zodat jouw werk zonder onderbreking of oponthoud kan worden voortgezet. Je maakt tijdig afspraken met je opdrachtgever over benodigde maatregelen/acties voor kennisoverdracht en borging van de continuïteit van de dienstverlening.

Werkzaamheden:

Informatievoorziening

  • Algemene coördinatie van de informatiebehoefte van de stakeholders.
  • Vraagbaak voor bij het proces betrokken professionals.
  • Bewaken voortgang van de externe informatie (beheren systeem met o.a. vragen raad, college, inwoners, ondernemers, inkomende brieven, mails etc.).
  • Penvoerder toewijzen en voortgang bewaken.
  • Opstellen, voorbereiden en verzenden van antwoorden.
  • Archiveren stukken (projectenschijf, KCS en/of iBabs).

Stuurgroep

  • In iBabs de stuurgroepagenda inhoudelijk voorbereiden ism procesleider, ambtelijk opdrachtgever en bestuurssecretariaat
  • Voorbereiden en tijdig aanleveren van de vergaderstukken
  • Verslaglegging van de stuurgroepvergadering (2 - 3 wekelijks) en de daaruit volgende acties en vragen uitzetten in de procesorganisatie en het bewaken van termijnen.

College en raad

  • Voorbereidende handelingen voor college- en raadsvergaderingen.
  • In concept opstellen van politieke stukken in iBabs.
  • Voorbereiden beantwoording schriftelijke en technische raadsvragen.
  • Voortgang en aanlevertermijn bewaken van de processtukken.

Voortgangrapportage

  • Voorbereiden en actualiseren van periodieke rapportages voor ons Projectenboek en LIAS.

De salarisindicatie is afhankelijk van opleiding en ervaring.

Functie eisen

  • "Bring your own device” is van toepassing. Dit houdt in dat je zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad;
  • Aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke organisatie;
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare administratieve werkervaring in gemeentelijke processen in de afgelopen 6 jaar;
  • Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau;
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie in de afgelopen 10 jaar;
  • Aantoonbare werkervaring met iBabs en KCS;
  • Aantoonbare werkervaring met bewonersparticipatie.

Ben jij geïnteresseerd? Solliciteer dan direct!

© 2016-2019