Algemeen administratief medewerker

 

In deze regio is er een veiligheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor rampenbestrijding, crisisbeheersing en hulpverlening. Het is de grootste veiligheidsregio van Nederland, met ongeveer 1,2 miljoen inwoners verspreid over 862 km². Wat deze regio bijzonder maakt, is de aanwezigheid van een van de grootste havens ter wereld en veel (petro)chemische bedrijven. De complexe infrastructuur met snelwegen en spoorwegen zorgt voor een uitdagende omgeving voor de 2200 professionals die hier werken

De afdeling GHOR bestaat uit ieder ongeveer 15 medewerkers. Jij zelf bent onderdeel van de afdeling Bedrijfsbureau die bestaat uit 16 medewerkers. Gezamenlijk ondersteun je met de collega’s van het bedrijfsbureau de gehele directie Risico en Crisisbeheersing.

Als administratief medewerker heb je een veelzijdig takenpakket waarbij je het afdelingshoofd en het team ondersteunt. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, het verwerken van bestellingen en facturen, en het beheren van de inkoopadministratie. Daarnaast organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij jij zorgt dat alles perfect verloopt, van het reserveren van locaties tot het regelen van de catering.

Je houdt de reserveringen van voertuigen bij en zorgt ervoor dat deze tijdig APK-gekeurd worden. Ook bied je algemene ondersteuning zoals het plannen van afspraken. Samen met de leidinggevende ontvang je nieuwe collega's, waarbij je ervoor zorgt dat ze direct aan de slag kunnen met de juiste hard- en software. Je komt te werken op het bedrijfsbureau van de directie risico- & crisisbeheersing. Daarnaast doe je ook; 

• Verwerken van adviesaanvragen in het zaaksysteem Mozard
• Beheer van de evenementenmailbox en verwerken van overige e-mailverzoeken
• Verwerken van uitgaande brieven in Mozard
• Agendabeheer voor de teamleider tijdens afwezigheid van collega's
• Ondersteunen bij ad-hoc verzoeken van medewerkers, zoals het regelen van autoreserveringen en vergaderverzoeken