Senior management assistent(e) GHOR

Details

  • CategorieManagement en Administratie
  • BranchGovernment Relations
  • Type aanvraagTijdelijk
  • Uren per week32
  • NiveauMBO of gelijkwaardig
  • ErvaringErvaren (Niet Leidinggevend)
  • Salaris 2644 - 3818 per maand

Functieomschrijving

Over het bedrijf:

In deze regio is er een veiligheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor rampenbestrijding, crisisbeheersing en hulpverlening. Het is de grootste veiligheidsregio van Nederland, met ongeveer 1,2 miljoen inwoners verspreid over 862 km². Wat deze regio bijzonder maakt, is de aanwezigheid van een van de grootste havens ter wereld en veel (petro)chemische bedrijven. De complexe infrastructuur met snelwegen en spoorwegen zorgt voor een

Jouw werk

Als Senior Management Assistent(e) ben je de spil van de afdeling GHOR en voer je een afwisselend en complex takenpakket uit. Je ondersteunt het afdelingshoofd o.a. met het agendabeheer en neemt proactief taken op je. Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel en efficiënt aan de slag kunnen door hen te voorzien van de juiste hard- en software. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verwerken van bestellingen, facturaties en de inkoopadministratie. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij je alles tot in de puntjes verzorgt, van de reservering van de vergaderlocatie tot de catering. Ook biedt je algemene ondersteuning aan de procesverantwoordelijken en teamleden, waarbij je zorgt voor een vlotte en efficiënte uitvoering van verschillende administratieve en organisatorische taken.

Je team

Je komt te werken bij afdeling GHOR. De GHOR houdt zich namens de Directeur Publieke Gezondheid bezig met de regie, aansturing en coördinatie van de geneeskundige hulpverlening bij grootschalige incidenten, maar ook met advies geven aan andere overheden, gemeenten en evenementenorganisaties. De GHOR treft de geneeskundige voorbereidingen voor evenementen en coördineert de inzet van geneeskundige diensten.

Jijzelf bent onderdeel van de afdeling Bedrijfsbureau die bestaat uit 16 medewerkers. Gezamenlijk ondersteun je met deze collega’s van het bedrijfsbureau de gehele directie Risico- & Crisisbeheersing.

Wat ga je doen:

Je voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/ of organisatorische taken uit op een breed werkterrein

  • Ondersteuning van het afdelingshoofd; Proactief (complex) agendabeheer, en zelfstandig afhandelen van inkomende aanvragen/vergaderverzoeken.
  • Financiële administratie, aanmaken inkooporders, controle en goedkeuren van facturaties.
  • Het organiseren van bijeenkomsten zoals; GHOR afdelingsdag, piket verbindingsdagen enz.
  • aanbestedingstrajecten en levert een bijdrage aan de inrichting van de systemen.
  • Organisatie van opleidingen zoals EHBO t.b.v. de gehele VRR en functie specifieke GHOR-piketopleidingen.
  • Verzorgt aanmeldingen en de indeling bij de cursussen, benadert functionarissen als deze zich niet aanmelden en/of als een piketgroep niet vertegenwoordigd is in een oefening.
  • Registratie en accreditatie na deelname en onderhoudt het contact met externe partners (bijv. IFV) die ingehuurd zijn om opleidingen te verzorgen en draagt tevens zorg voor (periodieke) rapportages en overzichten·
  • Beheer en verwerking van de gegevens van piketfunctionarissen, zoals piketwissels en proefalarmeringen. In- en uit rouleren piketfunctionarissen (aanvragen hard- en software) + bijhouden Acces relatiebeheer systeem.
  • Secretaris bij de vele (piket)overleggen; organiseert de vergaderingen, stelt de agenda op, verzorgt de verslaglegging en bewaakt actie- en besluitenlijsten.
  • Beheer en onderhoud van diverse systemen zoals; Veiligheidspaspoort, AG5, ESS. Hierbij hoort ook de controle van juiste invoer door de deelnemers (deelname, declaraties controleren en fiatteren enz.) en zo nodig corrigeren. Is betrokken bij
  • Deelname aan GHOR (M)OTO-werkgroep; mede organiseren en voorbereiden van opleidingen en voorstellen doen over de invulling en de inrichting hiervan. Hierbij hoort ook het verwerken van de evaluaties van de bijscholingen, het opstellen van een rapportage en het doen van verbetervoorstellen. (stelt richtlijnen, protocollen en procedures op en bewaakt de administratieve organisatie.
  • Bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein

Functievereisten:

Je bent goed in regelen en organiseren. Je werkt nauwkeuring en prioriteren en schakelen tussen verschillende taken kan jij als de beste. Je bent ondernemend en gaat problemen niet uit de weg. Je bent in staat om complexe vraagstukken aan te pakken en op te lossen. Als er problemen zijn vind je het een uitdaging om deze ad-hoc op te lossen. Met jouw sociale en open uitstraling ben je toegankelijk voor iedereen en draag je bij aan een goede sfeer binnen het team.

  • beschik je over mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
  • beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
  • ben je zorgvuldig, dienstverlenend en klantgericht en heb je organisatorische vaardigheden;
  • ben je in staat om administratieve processen te optimaliseren;
  • beschik je over meerdere jaren relevante werkervaring in de functie van Managementassistent;
  • heb je zeer goede kennis van Microsoft Office, denk aan Word, Outlook, Excel en Teams.

Wat bieden wij:

  • Een salaris in schaal 7 tussen €2.644,- en €3.818,- per maand op basis van 36 uur
  • Een dienstverband van 32 uur per week
  • Hybride werken: 50% op locatie bij een fulltime dienstverband (minimaal 2 dagen bij parttime)
  • Arbeidsvoorwaarden volgens de CAR UWO
  • Vereiste van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor indiensttreding
  • Tijdelijke functie ter vervanging van ziekte

Spreekt deze functie je aan? Solliciteer dan direct via de button. Mocht je vragen hebben over de vacature, neem dan gerust contact op met 070 3609922!

© 2016-2024