Ambtelijk secretaris

Over het bedrijf:

Deze organisatie is toegewijd aan het waarborgen van goede, betaalbare en toegankelijke zorg voor iedereen. Ze monitoren de prestaties van ziekenhuizen, zorgverleners en zorgverzekeraars en adviseren het ministerie van VWS. Ook onderhouden ze contact met zorgaanbieders en verzekeraars om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Wat ga je doen:

De ondernemingsraad (or) is op zoek naar een ambtelijk secretaris die de OR met raad en daad bijstaat, o.a. door de structuur en continuïteit in het werk van de OR te bewaken en bij te dragen aan de samenwerking en communicatie met de organisatie. Als ambtelijk secretaris ondersteun je het dagelijks bestuur van de OR. Je neemt deel aan het overleg van het dagelijks bestuur en levert daarin een actieve bijdrage. Je voert werkzaamheden uit op secretarieel en organisatorisch gebied. Zodanig dat de ondernemingsraad, binnen de gestelde kaders, optimaal kan functioneren.

In de OR werk je samen met collega’s vanuit de verschillende directies, maar ook met de RvB en directeuren. Je denkt mee over actuele onderwerpen, leert de organisatie goed kennen en levert zo een belangrijke bijdrage aan het goed functioneren van de or.

Taken:

• Je verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie.
• Het uitwerken van verslagen en andere in concept aangeleverde stukken.
• Het opstellen en redigeren van veel voorkomende correspondentie.
• Het maken van afspraken met directeuren en bestuurders.
• Notuleren en uitwerken van or-vergaderingen, Formele Overleggen (FO’s) en Artikel 24 overleggen
• Op aanwijzing opstellen van de concept-agenda’s en zorgen voor verzending van de vergaderstukken;
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de or en zijn commissies en op verzoek het verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie;
• Beheren en actualiseren van de website van de OR, en vanuit de commissie communicatie
• Het verzorgen van andere publicaties van de OR.
• Het bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten.
• Voorbereiding van vergaderingen, voor wat betreft faciliteiten en hulpmiddelen en verzorgen van de uitnodigingen;
• Verzorgen van informatieverstrekkingen inzake de vorming en scholing aan de leden van de or en regelen van het logistieke proces (vergaderfaciliteiten e.d.)
• Ondersteunen van de or bij de voorbereiding van de verkiezingen (tweejaarlijks);
• Mede optreden als contactpersoon tussen or en achterban en tussen OR en RvB vertegenwoordiging.

Functie eisen:

• Vaktechnische kennis van de secretariële procedures en richtlijnen en management-ondersteunende werkwijzen;
• Kennis van de Nederlandse taal en grammatica;
• Vaardigheid in het verwerken van gegevens en opstellen van overzichten;
• Vaardigheid in het werken met diverse kantoorapplicaties;
• Vaardigheid in het opstellen van brieven en afhandelen van diverse correspondentie;
• Vaardigheid in het opstellen van notulen.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een vergelijkbare secretariële functie en/of werkervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad.

Wat bieden wij:

• Een tijdelijke functie voor 8 uur per week van 02-12-2024 t/m 28-02-2025 met mogelijk verlenging.
• Een salarisindicatie van € 3.016 – 3.879 o.b.v. 36 uur, conform salarisschaal 7 in de CAO Rijk.

Spreekt deze functie je aan? Solliciteer dan direct via de button. Mocht je vragen hebben over de vacature, neem dan gerust contact op met 070 3609922!